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DSGVO und KI-Telefonie: Was Sie wissen müssen

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DSGVODatenschutz

„Ist das überhaupt DSGVO-konform?" Diese Frage höre ich in jedem Erstgespräch. Zu Recht. Wer KI-Technologie für die Kundenkommunikation einsetzt, muss Datenschutz ernst nehmen. Die gute Nachricht: Es geht, und es ist einfacher, als die meisten denken.

DSGVO: Die Grundlagen

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Bei einem KI-Telefonat fallen solche Daten an: Telefonnummer, Gesprächsinhalt, Name, Terminwunsch. Entscheidend ist:

  • Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung muss auf einer gültigen Rechtsgrundlage basieren, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragsanbahnung) oder lit. f (berechtigtes Interesse)
  • Datenminimierung: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den Zweck nötig sind
  • Speicherort: Daten sollten in der EU verarbeitet und gespeichert werden
  • Auftragsverarbeitung: Mit dem KI-Anbieter muss ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) bestehen

EU AI Act: Transparenzpflicht

Seit dem EU AI Act (Verordnung 2024/1689) gilt eine zusätzliche Pflicht: Wer ein KI-System für die Kommunikation mit Menschen einsetzt, muss den Gesprächspartner darüber informieren. Konkret: Der Anrufer muss wissen, dass er mit einer KI spricht.

Bei fonio.ai wird diese Information automatisch zu Beginn des Gesprächs gegeben. Der KI-Mitarbeiter sagt zum Beispiel: „Sie sprechen mit dem KI-Telefonmitarbeiter von [Firmenname]. Wie kann ich Ihnen helfen?"

Wie fonio.ai Datenschutz umsetzt

Die KI-Plattform fonio.ai, die ich für meine Kunden einsetze, erfüllt alle Anforderungen:

  • EU-Server: Alle Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert
  • AVV: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht
  • Audiodaten: Werden in Echtzeit transkribiert und danach gelöscht. Keine dauerhafte Aufzeichnung
  • Transparenz: Automatische KI-Information zu Gesprächsbeginn
  • Löschung: Gesprächszusammenfassungen werden auf Anfrage gelöscht

Was Sie als Betrieb tun müssen

Wenn Sie einen KI-Telefonmitarbeiter einsetzen, sollten Sie:

  1. Die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website aktualisieren (Hinweis auf KI-Telefonie)
  2. Sicherstellen, dass der KI-Mitarbeiter den Anrufer über die KI informiert
  3. Den AVV mit dem Anbieter abschließen (bei fonio.ai standardmäßig enthalten)

Bei der Einrichtung über Sitebotics übernehme ich diese Schritte für Sie, inklusive Textvorschlag für Ihre Datenschutzerklärung.

Datenschutz und KI schließen sich nicht aus. Mit der richtigen Konfiguration ist beides möglich.